Differenza tra conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica: facciamo chiarezza

Differenza tra conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica

Differenza tra conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica: facciamo chiarezza

Il mondo aziendale è un contesto davvero complesso, ricco di sfaccettature e di procedimenti burocratici altrettanto macchinosi. Sommersi da una moltitudine di pratiche di ogni genere, si tende spesso a fare confusione tra le diverse prassi attuabili e nella stessa terminologia che le riguarda.

Da questo contesto non è esclusa la gestione documentale. In un simile ambito si tende ad esempio a confondere la conservazione sostitutiva con l’archiviazione elettronica.

Molto spesso i due termini sono infatti utilizzati come sinonimi ma in realtà tra le due operazioni esiste una diversità che cercheremo di approfondire nei prossimi paragrafi.

In questo articolo, dunque, sarà nostra premura spiegare non solo la differenza dei due termini ma anche la finalità e l’utilità di questi procedimenti burocratici tanto macchinosi e temuti.

Addentriamoci quindi nel cuore della questione per capire la differenza tra conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica nell’ambito della gestione documentale.

Sommario:

Differenza tra conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica: facciamo chiarezza

Gestione documentale: che cosa si intende per archiviazione elettronica

Conservazione digitale e archiviazione elettronica sono la stessa cosa?

Che cos’è la conservazione sostitutiva

– Funzione della firma digitale

– Funzione della marca temporale

Finalità e utilità della conservazione sostitutiva

Documenti sottoponibili alla conservazione digitale a norma di legge

Conservazione e archiviazione sostitutiva: normativa

Soluzioni informatiche per la conservazione sostitutiva

AARON Tech, il partner ideale per la gestione documentale della tua impresa

Gestione documentale: che cosa si intende per archiviazione elettronica

Per comprendere appieno la differenza tra conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica conviene partire da opportune definizioni.

Dunque, partiamo con il capire che cos’è l’archiviazione elettronica così da iniziare a comprendere il significato di uno dei due termini che destano tanta confusione.

Quando si parla di archiviazione elettronica, si fa riferimento all’attività che permette di memorizzare un documento su un supporto digitale.

Siamo quindi di fronte a un processo analogo al tradizionale procedimento di archiviazione e conservazione dei documenti in formato cartaceo. È solo la tipologia di supporto a cambiare: dal formato cartaceo si passa infatti a quello informatico.

Adesso che ti è chiaro cos’è l’archiviazione elettronica, andiamo a capire nel prossimo paragrafo, cosa si intende per conservazione elettronica dei documenti e la differenza tra la conservazione digitale e l’archiviazione elettronica, così da non avere più dubbi sull’argomento.

Conservazione digitale e archiviazione elettronica sono la stessa cosa?

In ambito digitale, esiste un’importante differenza rispetto al tradizionale processo di conservazione di documenti in formato cartaceo.

Per mettere in atto una corretta archiviazione e conservazione documentale si devono seguire dei criteri prestabiliti in cui ci si serve di specifiche soluzioni informatiche, così da garantire nel tempo il valore giuridico del documento conservato, la sua integrità, la sua leggibilità nonché l’accesso allo stesso.

Sotto questo punto di vista, è possibile compiere un’ulteriore distinzione tra conservazione digitale e conservazione sostitutiva.

A tal proposito, è importante capire che cos’è e come funziona la conservazione digitale.

Dunque, per conservazione digitale dei documenti si intende l’insieme delle attività e dei processi finalizzati a conservare nel tempo i documenti di natura digitale, rispettando determinate norme e usando apposite tecnologie.

La conservazione digitale non va quindi confusa con l’archiviazione elettronica di cui abbiamo parlato poc’anzi, un’attività che prevede la semplice memorizzazione di un documento informatico su un supporto come:

  • un PC;
  • un hard disk esterno;
  • una chiavetta USB;
  • un CD o un DVD.

La conservazione digitale rappresenta quindi il processo successivo alla archiviazione elettronica di documenti di diversa natura.

Esiste, non a caso, un’ulteriore differenza tra archiviazione e conservazione digitale. Mentre l’archiviazione elettronica non è disciplinata da alcuna normativa, la seconda è normata dal Codice dell’Amministrazione Digitale e da ulteriori decreti attuativi.

Diverso è inoltre il caso della conservazione sostitutiva.

Ora che hai compreso come funziona la conservazione digitale e che cos’è, vediamo quindi, nel prossimo paragrafo che cos’è la conservazione sostitutiva.

Che cos’è la conservazione sostitutiva

La normativa italiana prevede anche l’opportunità di procedere con la conservazione sostitutiva, permettendo di assolvere agli obblighi di conservazione di documenti originariamente analogici attraverso copie informatiche degli stessi.

Ma che cosa si intende per conservazione sostitutiva?

Con il termine “conservazione sostitutiva” si intendono quindi tutte le procedure informatiche che attribuiscono validità ai diversi documenti prodotti dall’azienda, rendendoli a valore probatorio esattamente come accade con i documenti in formato cartaceo.

Il processo di conservazione sostitutiva richiede l’uso di appositi strumenti per la digitalizzazione e per l’autenticazione dei documenti, in modo da garantire i requisiti necessari per mantenere la validità legale degli stessi.

La validità legale dei documenti dematerializzati viene assicurata dall’apposizione di firma digitale e di marca temporale.

Nei prossimi paragrafi approfondiamo le funzioni della firma digitale e della marca temporale così da comprendere in quale modo garantiscono validità legate dei documenti.

– Funzione della firma digitale

La firma digitale svolge la stessa funzione della tradizionale firma autografa apposta sui documenti in formato cartaceo. La firma digitale permette infatti di firmare i documenti informatici elettronicamente così da garantirne:

  • l’autenticità, ovvero l’identificazione reale del sottoscrittore;
  • l’integrità, perché a seguito della sottoscrizione digitale il documento non può più essere modificabile;
  • la legalità, poiché un documento firmato digitalmente mediante la procedura disciplinata dalla legge gode di piena validità probatoria.

– Funzione della marca temporale

La marca temporale permette di apporre sul documento digitale uno specifico riferimento temporale, attribuendogli una data e/o un orario attraverso un’evidenza informatica che rende tali dati certi e opponibili nei confronti di terzi.

Adesso che ti è chiaro cosa si intende per conservazione sostitutiva e il processo da effettuare per la validità legale dei documenti stessi, andiamo a capire nel prossimo paragrafo quali sono le finalità e l’utilità di quanto appena spiegato.

Finalità e utilità della conservazione sostitutiva

Che Cos’è La Conservazione Sostitutiva

La conservazione sostitutiva, come già detto, attribuiscono validità ai diversi documenti prodotti dall’azienda, assicura perciò ai documenti analogici archiviati e conservati le caratteristiche di:

  • autenticità;
  • affidabilità;
  • integrità;
  • leggibilità;
  • reperibilità

In questo modo, si attribuisce lo stesso valore legale di un documento in formato cartaceo, in linea con quanto previsto da Codice dell’Amministrazione Digitale.

L’utilità di un simile processo di conservazione è chiara. Non ci si limita infatti alla semplice archiviazione dei documenti, consentendo di renderli facilmente reperibili in caso di bisogno.

Tramite la conservazione sostitutiva si offre l’opportunità di ridurre, se non persino di azzerare, la produzione di documenti cartacei. Nel contempo, si assicura che i documenti digitalizzati non vengano modificati e restino integri nel tempo, ossia totalmente fedeli al momento in cui sono stati validati.

Ma vediamo insieme, nei prossimi paragrafi quali documenti vanno in conservazione digitale e la normativa da seguire per la conservazione e archiviazione dei documenti.

Documenti sottoponibili alla conservazione digitale a norma di legge

La legge prevede l’obbligo di conservazione digitale per le fatture elettroniche e per le ricevute fiscali. Altri documenti sottoponibili alla conservazione digitale a norma di legge sono:

  • le scritture ausiliarie;
  • il libro degli inventari;
  • il libro giornale;
  • il registro dei beni ammortizzabili;
  • le dichiarazioni fiscali come, ad esempio, la dichiarazione dei redditi;
  • i modelli di pagamento F23 e gli F24;
  • i registri prescritti ai fini IVA;
  • i bilanci di esercizio.

Conservazione e archiviazione sostitutiva: normativa

L’obbligo della conservazione sostitutiva dei documenti informatici è previsto dalla normativa e ha delle scadenze rigide. Infatti, i soggetti che sono obbligati alla conservazione delle fatture elettroniche hanno massimo 3 mesi dalla scadenza per poterle presentare e procedere così alla conservazione digitali.

Appurato quanto appena detto, è lecito chiedersi: chi deve fare la conservazione sostitutiva? 

Qualsiasi soggetto che durante la propria attività lavorativa produce documenti è soggetto alla conservazione sostitutiva.

Questo tipo di attività può essere svolta da un soggetto terzo che viene nominato ed è responsabile della conservazione dei documenti.  Il soggetto delegato può essere sia interno che esterno all’azienda stessa.

Ma vediamo insieme, la conservazione e l’archiviazione sostitutiva rispetto alla normativa.

Negli anni ci sono stati diversi dibattiti in merito a questo tema che prevedevano, come già detto, l’esigenza di regole che permettessero che il documento conservato fosse: leggibile, reperibile e integro.
Infatti, all’interno del Codice dell’Amministrazione digitale, d.lgs. n.82/2005 e del d.lgs. n.217/2017 è previsto che la conservazione sostitutiva debba necessariamente seguire delle linee guida dei decreti sopra citati.
Inoltre, vi è un appunto sulla conservazione dei documenti fiscali che dev’essere di almeno 10 anni.

Quali sono le soluzioni informatiche per far sì che i documenti vengano conservati secondo quanto previsto dalla normativa?

Soluzioni informatiche per la conservazione sostitutiva

Per essere adeguatamente conservati secondo quanto previsto dalla normativa vigente, i documenti richiedono l’uso di apposite soluzioni per la gestione documentale e la conservazione sostitutiva.

A disposizione delle imprese ne esistono svariate ma tra le più valide rientra M-FILES, un software modulare e scalabile, dotato di un’ampia gamma di funzionalità che spaziano dalla tracciabilità delle versioni di ogni documento fino alla presenza di un motore di ricerca integrato, che permette di trovare i documenti in pochi semplici passaggi.

Il software è inoltre già conforme al GDPR, il regolamento generale sulla protezione dei dati. Per un approfondimento sulle sue funzionalità, ti invitiamo a leggere l’articolo che gli abbiamo dedicato: Gestione documentale con M-FILES.

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