09 Feb 2021 GDPR, protezione dei dati e software PaperCut
Il rispetto e la conformità alla più recente norma sulla privacy (GDPR) vale per tutti i sistemi di informazioni, che devono necessariamente risultare sicuri e ben progettati. Questo include l’ampio spettro dei sistemi IT, compresi i processi e i sistemi di stampa.
Per far fronte a tali necessità è possibile adottare soluzioni come i software di accounting e gestione di stampa, tra cui uno dei più completi e performanti è sicuramente PaperCut. Uno strumento estremamente valido, innovativo e molto flessibile che offre un supporto importante nelle operazioni di gestione e controllo dei processi di stampa.
SOMMARIO:
GDPR, protezione dei dati e software PaperCut
Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR)
Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) è entrato in vigore nel maggio 2018, sostituendo a tutti gli effetti il precedente Codice della Privacy (Decreto Legislativo 196/2003) che interessava l’Unione Europea.
Il GDPR per la protezione dei dati si sta diffondendo a livello mondiale e nasce allo scopo di restituire al singolo individuo il controllo sui propri dati, perfezionando così il sistema di riservatezza tramite specifici regolamenti.
Affinché tutte le organizzazioni rispettino la privacy (GDPR), i sistemi di informazioni da esse trattati devono essere sicuri. Questo è ciò che viene definito come principio di accountability nel GDPR.
È fondamentale che si rispettino i diritti dei soggetti interessati e in tal senso le organizzazioni sono tenute a richiedere ed ottenere il consenso scritto di ciascuno di essi. Solo così possono permettersi di conservare le loro informazioni.
Le organizzazioni hanno inoltre l’obbligo di avvisare le autorità competenti in maniera tempestiva nel caso si riscontri una violazione dei dati.
Infine, i soggetti hanno il diritto di accedere alle proprie informazioni e richiederne la cancellazione.
Il concetto di accountability nel GDPR si riferisce alla responsabilità in capo ad organizzazioni, aziende, professionisti, enti o associazioni che trattano dati personali.
Partendo dalla consapevolezza che tali dati e informazioni non appartengono ad alcuno di questi soggetti, bensì al singolo individuo, l’accountability del GDPR si concretizza nel dovere, da parte delle organizzazioni, di proteggere questi dati, dal momento della loro raccolta al successivo trattamento.
In sintesi, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) ha formalizzato questo dovere con il principio di accountability.
I documenti che vengono stampati ogni giorno contengono innumerevoli informazioni e dati personali che le organizzazioni sono tenute a proteggere in maniera adeguata.
In fase di stampa dei documenti vengono quindi elaborati e talvolta archiviati molti dati e informazioni e le organizzazioni devono prestare attenzione ai sistemi di stampa utilizzati, poiché un sistema non protetto può comportare gravi rischi.
I principali motivi sono così riassumibili:
Possibile vulnerabilità dovuta al fatto che il sistema di stampa possa essere un punto di accesso per attacchi hacker
Proprio i documenti stampati potrebbero rappresentare una fonte di perdita di dati
È quindi necessario che l’organizzazione progetti fin dall’inizio la sicurezza del proprio sistema di stampa e che, ogni qualvolta sia possibile, s’impegni a rendere anonimi i dati personali.
Software di accounting e gestione di stampa PaperCut
Per far fronte al principio di accountability del GDPR nel settore della stampa e abbattere i rischi di violazione e perdite dei dati, abbiamo scelto per i nostri clienti di adottare la soluzione PaperCut.
Si tratta di una applicazione software estremamente affidabile, progettata secondo un concetto di flessibilità e scalabilità. Attualmente viene utilizzata da circa 700.000 utenti.
Grazie a questa soluzione è possibile godere di enormi vantaggi, tra i quali un contributo importante per il raggiungimento dei requisiti di privacy che il GDPR richiede ai sistemi di stampa.
Ogni pagina stampata è preziosa e può contenere dati e informazioni sensibili. Con PaperCut si può avere tutto sempre sotto controllo, grazie ad una soluzione realmente completa.
Di seguito alcuni vantaggi offerti da PaperCut per favorire il rispetto della privacy secondo il GDPR nell’ambito della gestione della stampa.
PaperCut contribuisce a creare una infrastruttura di stampa sicura tramite la gestione dell’intero sistema.
Proteggere il sistema di stampa equivale a proteggere sia i server di stampa che la rete, assicurando che l’intero flusso di lavoro sia monitorato;
PaperCut evita tutte le conseguenze derivanti dalle stampe indesiderate. Grazie al Rilascio Sicuro delle Stampe, per procedere alla stampa di un documento l’utente deve autenticarsi direttamente sulla stampante.
In questo modo si abbattono i consumi legati alle stampe inutili, inoltre vengono protetti dati e informazioni (spesso anche private o confidenziali) in esse contenuti;
PaperCut favorisce l’implementazione di politiche di stampa responsabili, allo scopo di proteggere i documenti stampati. Anche quando il documento arriva all’effettivo destinatario, è comunque possibile che si verifichi una perdita di informazioni o una violazione di dati.
Grazie a specifiche funzioni, quali ad esempio il watermarking e la firma digitale, PaperCut MF consente di rintracciare la fonte dei documenti. Questo rappresenta anche un incentivo per gli utenti stessi, in quanto stimolo a prendersi più cura dei documenti stampati;
PaperCut facilita il rispetto degli obblighi del GDPR di protezione dei dati, compreso il sostegno del diritto dei Soggetti Interessati ad accedere alle proprie informazioni. Qualunque soggetto può rivolgersi al Titolare del trattamento dei dati per accedere ai propri dati detenuti dall’organizzazione.
Il software PaperCut è anche un pratico strumento per la raccolta di informazioni relative ad ogni specifico utente. Non solo memorizza le informazioni complete degli utenti archiviati, ma consente anche di esportarle (es. nome utente, e-mail, cronologia di stampa, nomi dei processi di stampa…);
PaperCut contribuisce al sostegno del diritto all’Oblio dei Soggetti Interessati. Grazie a questa soluzione è infatti possibile non solo raccogliere, ma anche cancellare gli account degli utenti archiviati, ossia tutte le informazioni relative ad ogni specifico utente.
Viene quindi annullata l’identificazione dei suoi dati, compresa la cronologia di lavori svolti e transizioni, dettagli vari dell’account e soprattutto dettagli personali (il database mantiene esclusivamente il conteggio delle operazioni, senza informazioni correlate, per finalità legate al reporting e al calcolo dei costi).
In materia di GDPR e protezione dei dati stampati, PaperCut è uno strumento in grado di supportare organizzazioni ed aziende di ogni dimensione in maniera semplice e pratica, per una gestione più attenta e sicura dei propri processi di stampa.
