15 Feb 2021 La gestione dei sistemi di stampa
La complessa situazione che stiamo vivendo ha portato le aziende a rivedere le proprie strategie ed i propri processi secondo logiche di ottimizzazione.
I Sistemi informativi stanno lavorando per trovare ed attuare soluzioni volte a sostenere nuove linee di business, necessarie per rispondere meglio alle richieste del mercato in continua evoluzione, a ridurre i costi operativi, a recuperare efficienza e di conseguenza produttività, prestando particolare attenzione ai vincoli normativi e al rispetto dell’ambiente.
La gestione dei processi documentali ricopre particolare importanza nel perseguire gli obiettivi sopracitati. In questo ambito si verificano spesso ingenti sprechi dovuti ad una quantità enorme di documenti stampati per errore o per leggerezza (vedi la stampa delle mail). Inoltre l’incapacità di mettere in atto politiche di protezione dei documenti e delle informazioni non solo rende l’azienda non compliant alle normative, ma la espone a rischi di perdita o furti di informazioni.
Avere dei flussi documentali più fluidi velocizza i processi decisionali e questo contribuisce a rendere l’azienda più efficiente e più competitiva.
I costi nascosti
(Fonte Asso.it)
Intervenire sulle criticità che vedono protagonisti i flussi documentali significa agire anche su alcuni costi nascosti, in misura tale da poterli ridurre. Questi costi sono ad esempio:
Costi relativi ai processi di stampa – circa il 3% del fatturato totale dell’azienda
Costi di printing – circa il 10% del costo complessivo previsto per la gestione documentale
Costi relativi a documenti duplicati – duplicazione (9-11 volte per documento) che genera un costo di circa 18€
Costi generati dalla perdita di documenti (circa 1 su 20)
Costi di recupero documenti – causati da un’archiviazione non corretta (circa il 3% dei documenti) che porta ad una spesa di circa 120€ a documento
Costi per stampe errate – ossia i costi sostenuti per documenti stampati e cestinati.
Come intervenire: il Print Management
Con il termine Print Management si fa riferimento al complesso della gestione dei processi di stampa aziendali affidata ad un fornitore esterno, che prende in carico l’intera gestione dei documenti, cioè dell’infrastruttura di stampa aziendale, ed offre servizi di ottimizzazione e razionalizzazione, dispositivi di stampa tecnologicamente avanzati, soluzioni, materiali di consumo ed assistenza tecnica.
L’azione che viene messa in campo, partendo dall’analisi dei processi, consente di perseguire 4 obiettivi:
- Ottimizzazione
- Riduzione dei costi
- Miglioramento dei flussi di lavoro
- Riduzione dell’impatto ambientale delle attività con un minor consumo energetico e una maggiore attenzione al riciclo di materiale di stampa consumabile
E’ necessario intervenire sui processi e magari impostarli nuovamente, nel rispetto delle policy di security ed introducendo strumenti di acquisizione digitale, l’archiviazione documentale, la conservazione sostitutiva, la firma digitale ecc..
La digitalizzazione si rende necessaria perché la gestione della documentazione cartacea presenta, oltre ai costi, rischi quali perdita di documenti, accesso a informazioni riservate da parte di utenti non autorizzati, difficoltà nella ricerca di informazioni necessarie.
In questo intervento sarà richiesta ovviamente la collaborazione di tutte le persone interessate che dovranno modificare approccio ed abitudini per adattarsi alle nuove modalità di lavoro.
Disegnare un processo documentale e riorganizzare i servizi di stampa all’interno di un’azienda è un’attività complessa da realizzare in piena collaborazione tra cliente e fornitore.
Il Servizio di Stampa gestito fino a qualche anno fa era utilizzato solo da grandi aziende, oggi è alla portata anche delle piccole aziende che devono necessariamente dare attenzione ai processi documentali per tutti i motivi esposti.
Soluzione di Accounting
Quasi tutte le stampanti multifunzioni sono oggi dotate di un Codice Pin che permette all’utente di recarsi alla stampante, di autenticarsi e di stampare il documento precedentemente inviato, evitando che rimanga incustodito e magari prelevato da qualcun altro.
Anche sulla singola macchina è possibile attivare una smartcard o un TagRFID.
Per le realtà più complesse o per le piccole realtà particolarmente sensibili alla sicurezza dei dati, consigliamo l’utilizzo di un software di Accounting, in Aaron abbiamo scelto PaperCut.
Si tratta di uno strumento che incoraggia una stampa “responsabile” grazie all’introduzione di politiche di stampa che permettono un minor utilizzo di carta, toner, ed energia.
Attraverso PaperCut è possibile reindirizzare le stampe su dispositivi adeguati alla mole di lavoro, informare l’utente di cosa sta producendo in termini di costi, eliminare i lavori prodotti su formati di carta errati o suggerire una stampante alternativa se quella selezionata non è disponibile.
PaperCut dà la possibilità di rilasciare i lavori solo dopo essersi autenticati via rete, con un badge oppure un PIN gestito direttamente da PaperCut.
È possibile utilizzare la funzionalità Find-me, ovvero ritirare la stampa su una macchina diversa da quella selezionata per la stampa. È anche possibile proteggere i documenti riservati e ridurre i volumi delle stampe non reclamate.
Vantaggi del Print Management
Un intervento di Print Management consente quindi di ottenere diversi vantaggi:
- Garantisce la sicurezza dei dati
- I sistemi di stampa sono monitorati e aggiornati, i malfunzionamenti vengono segnalati e gestiti in tempo reale
- Ottimizza i flussi di lavoro evitando sprechi
- Consente di tenere i costi costantemente sotto controllo
- Aiuta l’ambiente, permette di risparmiare carta, consumi energetici e limitare la quantità di rifiuti da smaltire (le stampanti ecologiche con stampa a freddo di Epson di ultima generazione hanno migliorato ulteriormente l’ecosostenibilità di questi strumenti).
