PaperCut MF e PaperCut Hive per la stampa gestita: cosa fanno e per chi

23 Dic PaperCut MF e PaperCut Hive per la stampa gestita: cosa fanno e per chi

PaperCut Grows è un programma di sostenibilità che trasforma la tua stampa da un’impronta ambientale negativa ad una forza positiva, per il rinnovamento ecologico, attraverso la Riforestazione.

Ridurre gli sprechi di stampa non è più sufficiente, si può andare  oltre.

Grows è un modo semplice e conveniente per rendere positiva la stampa perchè pianta più alberi di quanti ne utilizzi per la tua stampa, massimizza la tua azione per il clima investendo in riforestazione.

Si può accedere al programma di Riforestazione con l’acquisto o il noleggio del software PaperCut MF oppure PaperCut Hive per la versione cloud.

PaperCut MF/PaperCut Hive aggiungono una quantità incredibile di sicurezza e di funzioni alle proprie stampanti, o multifunzione che siano.

Il software

• le integra molto più radicalmente con i propri sistemi di rete
• semplifica la vita agli utenti
• agevola la gestione per gli ospiti

E’ un software che si installa sul vostro printer server, quindi nella maggior parte dei casi non occorre neanche aggiungere hardware, si può considerare ad impatto infrastrutturale …praticamente nullo, oppure può essere utilizzato nella versione Cloud.

Funge quasi da intermediario tra:

• i server,
• gli utenti interni,
• gli utenti ospiti,
• il Servizio IT,
• l’Amministrazione,
• la Direzione,
• le politiche GDPR,

inoltre evita gli sprechi, favorendo sia l’ecologia che il risparmio aziendale.

Vediamo cosa fa e per chi.

Per il Servizio IT:

• Trasforma tutte le stampanti di rete in un’unica stampante con un unico driver: sarà quell’unica stampante virtuale a dover essere installata sui client (hai 20 stampanti, su un client ne installi una sola)
• Acquisisce e mantiene sincronizzati gli utenti ed i gruppi di utenti dal server di Active Directory e dagli altri sistemi più comunemente diffusi (non devo aggiungere o togliere eventuali utenti, od autenticazioni, od indirizzi email, alle stazioni di stampa e scansione)
• Aggiunge la gestione centralizzata dei permessi per le varie funzionalità (es. stampa solo b/n e quante copie max al giorno) regolabili ad utente o ai gruppi, anche già presenti in AD (es. gruppo di utenti del colore)
• La gestione delle quote di stampa (proprio come lo spazio disco per le cartelle condivise) è configurabile per utenti, per gruppi… e le quote possono essere configurate banalmente per numero di fogli, ma anche per quota di consumo, attribuendo diversi costi alle varie opzioni di stampa
• Si integra con i sistemi di autenticazione più diffusi (PIN, password di dominio, badge, lettori biometrici…)
• Supporta anche la creazione autonoma degli utenti, in caso di ospiti, ma anche di scuole, o copisterie, poiché PaperCut ha nativamente integrato un portale di autoregistrazione anche per nuovi utenti
• Supporta l’autenticazione dell’utente e dei sistemi di stampa e di scansione cloud e quindi di conseguenza favorisce enormemente il cosiddetto BYOD

…però l’IT non è che può andare a dire: <<compratemi questo, che agevola la vita a me>> … quindi vediamo adesso anche una carrellata di cose che possono essere interessanti per gli altri.

…che poi, si sa: anche le cose che agevolano direttamente gli altri, tornano ad agevolare sempre il Servizio IT, poiché le richieste arriverebbero sempre a lui…

Vediamo allora chi e cos’altro agevola.

Per le politiche GDPR

(quindi per dare un ingente contributo alla conformità GDPR dell’azienda ed aumentare il punteggio per la ISO 9001 e la ISO 27001):

• Offre la possibilità di codificare ogni lavoro di stampa con un codice alfanumerico non parlante, ma che consente di risalire a CHI ha stampato, e DOVE, e QUANDO, quel determinato foglio di carta
• Può raccogliere i LOG per risalire alle operazioni di stampa eventualmente da verificare
• Ha l’autenticazione dell’utente prima che il foglio venga stampato, quindi eventuali dati sensibili non vengono più lasciati incustoditi alla stampante, né rimangono abbandonati senza essere ritirati

Per evitare gli sprechi, a favore dell’ecologia e del risparmio aziendale:

• Sempre grazie all’autenticazione preventiva dell’utente, non vengono più inviate stampe doppie né vengono dimenticate: se un utente non si presenta alla stampante per andarle a prenderle, la stampante non le stampa neanche (e volendo dopo un po’ le elimina autonomamente dalla coda)
• Può assistere e sensibilizzare l’utente con degli alert ad esempio per stampare in fronte/retro, risparmiando il 50% della carta, o in bianco/nero così da ridurre di circa 10 volte i costi di stampa di ogni singolo foglio

Per l’utente interno:

• Sulla propria postazione gli basta una sola stampante installata (non può sbagliare!)
• Deciderà su che macchina stampare dopo aver inviato la stampa, in base a dove si trova, anche in contesti multi sede
• Finché non si presenta fisicamente ad una macchina e non si autentica, la stampa non esce, né quindi rimane incustodita o viene presa per sbaglio da un soggetto terzo
• Non ha bisogno di ricordarsi un’altra password, l’autenticazione funziona con le medesime credenziali di Active Directory, con i badge e con la biometria
• Quindi se non si presenta a nessuna macchina, la stampa non esce proprio, e non costa, né viene smarrita
• Sui display di tutte le multifunzione trova la medesima interfaccia
• Può autogestirsi nell’attribuire la stampa ad un progetto o ad un altro
• Può richiamare i propri file dal proprio cloud direttamente dal display della multifunzione
• Con la medesima facilità e confidenza può effettuare anche le scansioni

Per l’utente ospite:

• All’interno ad esempio di una pagina di benvenuto nella propria rete, si può inserire direttamente il link alla registrazione autonoma dell’utente per consentirgli la possibilità di stampa
• Anche con un parco macchine di stampanti di marchi differenti, non ha bisogno di installare nessun driver poiché il portale via web, integrato ed interno all’azienda, gli consente di stampare semplicemente effettuando l’upload di un file
• Supportando il BYOD, gli consente di essere completamente autonomo e può stampare da qualunque dispositivo (per essere più comodo da smartphone, può al limite installarsi l’app)

Per l’amministrazione:

• Consente di attribuire i costi di ogni singola stampa ad ogni diverso cliente od al proprio reparto interno (o può trovare l’attribuzione dei costi già pronta se gli utenti sono stati configurati per dei centri di costo specifici, o hanno già loro attribuito l’addebito ad un cliente)
• Si possono già impostare i valori economici dei costi cosicché l’amministrazione possa avere dei report oltre che parlanti e dettagliati di ogni operazione, anche già con le cifre finali da attribuire
• In posti in cui gli utenti sono molti (quali ad esempio copisterie o scuole), e quindi potrebbe occorrere ricaricare crediti per effettuare stampe, le funzioni di acquisto del credito sono già nativamente integrate e supportano i canali più comuni (carte di credito, PayPal…), quindi l’utente è autonomo, non deve andare in amministrazione o da una figura dedicata.

Per la Direzione:

• Conserva e consente di visualizzare ed estrapolare velocemente informazioni utili ad ogni tipo di analisi:
  • Virtuosità degli utenti
  • Virtuosità dei reparti
  • Individuazione di avvenuti particolari carichi di lavoro o di spese anomale ed anche certamente l’individuazione di chi le ha provocate

Gabriele Rossi – PaperCut MF Certified Technician and Sales Specialist